Los mecanismos administrativos más útiles y eficientes en cualquier empresa pueden perder importancia si son gerenciados con negligencia. Porque, ¿quién puede negar el altísimo valor en cualquier empresa de las llamadas Reuniones de Departamento?, pero, cuando tales reuniones se desvían de los parámetros de eficiencia, va a resultar que pierden importancia, ¡increíble verdad!.
En este post voy a exponer algunos elementos que desfiguran totalmente un recurso administrativo tan útil para la mejora de los procesos como son las Reuniones de Departamento, porque una cosa es la realidad y otra el discurso de los libros.
Quizás la lista siguiente no complete ni agote el tema de Reuniones departamentes que resultan ineficientes, pero es un acercamiento teórico que sirva de referencia para quienes quieran abordar más exhaustivamente este tema. De hecho, recoge elementos empíricos en los que tengo plena certeza del carácter nocivo de tales elementos en el posterior resultado de una reunión de equipo.
__Incumplimiento de la fecha de la Reunión.
En los hoteles
se hace difícil convocar una reunión con el personal de la Recepción sin exponer al personal nocturno a una interrupción de su merecido descanso. Me explico: botones y recepcionistas sueltan a las 6am, y reciben un memorándum de convocatoria de reunión departamental para las 2pm. Ese personal verá interrumpido su recuperación del sueño para poder asistir a una reunión. Pero, el problema no está en cumplir con la asistencia, sino que una vez presentes todos los empleados de la Recepción, sucede que la reunión se pospone porque el Jefe convocante no asistió; ¿cómo queda la imagen de ese Jefe que no tomó en consideración al personal nocturno?. Se ven muy desagradables los semblantes de aburrimiento esperando al Director de reuniones, o aquellos que por cansancio de guardias nocturnas "se quedaron dormidos esperando al Jefe que nunca llegó a la reunión". Pero hay otras razones semejantes que le restan jerarquía a algo tan importante como la reunión departamental, y lo comento en los ítems que siguen.
__Incumplimiento con el horario de la reunión.
Se exige al personal
puntual asistencia a la hora fijada para la reunión, con el atenuante de amonestación a quien se retrase en la hora convenida. De manera que los empleados que no laboran en ese turno (sea recepcionistas, botones, camareras, mantenimiento, porteros, ascensoristas, etc) reprograman sus asuntos personales para cumplir con ese requerimiento, pero, una vez más, el Jefe convocante sin valorar la ética elemental de dar el ejemplo a sus subalternos, vuelve a llegar con horas de retraso. Se habla de las prerrogativas que todo Jefe tiene, y que son innegables por sus responsabilidades, pero no menos importante es el buen ejemplo que se merecen recibir los subalternos por aquello de la “autoridad moral”. No olvides que la autoridad moral no es etiqueta de un cargo, sino que es un reconocimiento laboral que se obtiene del desempeño profesional cotidiano.
__Falta de Agenda.
El tiempo de trabajo es un insumo muy importante en cualquier empresa. Y se supone que para hacer fluída y eficiente,
la Reunión Departamental se debería desarrollar cumpliendo las pautas de una Agenda pre-establecida, y que sería muy recomendable si se hacen copias con los puntos a tratar y repartirlos a los asistentes para una mejor atención en dichos puntos. Cuando esto no sucede, hay divagaciones de puntos, extensión innecesaria de tiempo, contradicciones, fastidio, etc. Es una falta de respeto presentarse en una Reunión sin una agenda previa, y todo Jefe debería él mismo prepararla o delegar en su secretaria la confección de los puntos básicos a tratar. Por muy Jefe que sea, no puede abusarse de la investidura agotando en divagaciones lo que en teoría debió ser una trascendental Reunión Departamental.
Además, en un Hotel va a resultar importantísima la eficiencia de la Agenda de Puntos, porque se trata de empleados que tienen que desconectarse de sus trabajos de guardias para poder cumplir con esa reunión, lo que de alguna manera además de generar retrasos en el trabajo del personal de guardias, también de alguna forma afecta al servicio al restarle ese personal que tuvo que asistir a esa reunión.
Las reuniones adquieren un rol más delicado, cuando involucra personal que además de trabajar por turnos, su trabajo tiene que ver con servicio al cliente.
__Falta de Memoria de puntos y posterior seguimiento de acuerdos.
Se espera que durante el curso de la reunión, se delegue en algún escribiente, la función de resumir 
los puntos tratados, para dar un posterior seguimiento a los acuerdos; hay empresas que prefieren el uso de una grabadora para un más fidedigno registro de los acuerdos y un mejor apoyo en la aclaratoria de discrepancias. Pero cuando esto no se hace, los presentes no ven la requerida seriedad y no se motivan en proponer probables soluciones que saben que quedarán en el olvido.
También puede ocurrir que terminada la reunión se fije una posterior fecha para tratar los acuerdos que incluyen proyectos que deben cumplir los empleados, pero luego tal trabajo es ignorado: esto va a generar un total descompromiso futuro de los empleados respecto a futuras propuestas de proyectos.
__Falta de ética del Moderador.
¿Cómo creen ustedes que se
sienten los asistentes a una reunión donde el moderador acusa de dolo al personal, pero precisamente él comete ilícitos peores o semejantes en su propio Departamento?. Este punto es muy amplio, y sólo les diré que es frustrante “que un ladrón acuse a otros de ladrones”, o en forma menos drástica, que un Jefe acuse a sus subalternos “sin mirar su rabo de paja que le está ardiendo por sus ilícitos”. Esto lo desarrollé con lujo de detalles en un post anterior en otro blog, donde conceptualizo ese problema como GERENCIA ACÉFALA y se puede leer en este LINK (click si te interesa leerlo).
También hay falta de ética cuando en algunos de los puntos tratados es el Jefe quien más falla, como impuntualidad en la hora de llegada o falta de pulcritud en el uniforme de trabajo, por sólo citar dos ejemplos.
__Falta de autoridad del convocante.
Quiero referir en este ítem, la situación donde el convocante y moderador carece de la experiencia
para ejercer autoridad en llevar el curso de la reunión, por lo cual todo se vuelve una total anarquía donde todos quieren hablar a la vez y no se quiere respetar el derecho de palabra y opiniones de los demás. Muchas veces es debido al abuso de confianza de algunos subalternos hacia su Jefe, que además de que no saben guardar las distancias debidas a quien tiene rango jerárquico, tampoco el Jefe aplica el correctivo debido. La consecuencia es pérdida de tiempo, distracciones, divagaciones, falta de seriedad, etc.
El ejercicio de la autoridad también se refiere al diseño y cumplimiento de reglas parlamentarias básicas con las cuales regir el debate y garantizar la fluidez de la participación general de todos los asistentes.
De manera que autoridad en una reunión no se refiere únicamente al respeto del Director sino también el apego a las reglas parlamentarias: ambos elementos son necesarios para obtener buenos resultados de una reunión de trabajo.
__Falta de Preparación previa de todos los elementos de la Reunión.
Se refiere
a que todo debe estar listo para iniciar la reunión sin problemas de ninguna índole: de lo contrario tendrás en contra del éxito de tu reunión todos los inconvenientes propios de la improvisación. El salón o lugar escogido para la reunión debería estar previamente preparado, lo mismo que copias de anexos a repartir,.
equipos de videos, portafolios, pasapalos, etc. No se justifica llegar a arreglar el sitio o tener demoras por copias no elaboradas. Una reunión ejecutiva debe tener la preparación previa que los ejecutivos esperan de la misma.
La preparación previa también involucra que el Director de la Reunión debe estar bien informado y bien documentado de los puntos a tratar, para que pueda hacer una exposición clara y convincente. Es muy desagradable cuando quien dirige la reunión divaga entre los puntos dando claras muestras de no tener preparada una previa agenda.
Las Reuniones Departamentes son útiles para mantener la armonía del equipo de trabajo, a la vez que son necesarias para el estudio de proyectos de mejoras corporativas a corto, mediano y largo plazo.
En empresas como los hoteles, hospitales, clínicas, que laboran por sistemas de guardias y relevos, se hacen muy recomendables las Reuniones Departamentales, que permitan evaluar criterios para dar HOMOGENEIDAD al objetivo del buen servicio, de manera que no hayan diferentes estilos sino un único y uniforme estilo de garantizar el servicio que el cliente se merece. Eso indica que los Jefes de Departamento deben contar en su legajo de conocimientos, con los fundamentos básicos para dirigir una reunión.
El éxito de una Reunión Departamental no está garantizada por la simple figura jerárquica del Jefe, porque si no hay idoneidad profesional ni experiencia en trabajo grupal como también en Dirección de Grupos, se compromete el éxito de esa Reunión Departamental.
Por tanto es importante conocer algunos de los elementos que juegan un papel decisivo en el éxito de cualquier Reunión Departamental, que justifica no sólo la importancia de este post, sino también la necesidad de profundizar en más cosas que nos orienten a la formación de la personalidad de “Buen Director de Reuniones”.
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